Wie ein Schreinerbetrieb mit Digitalisierung durchstartete

Ein Familienbetrieb in der digitalen Transformation

Der Schreinermeister Thomas Gruber führt seinen Traditionsbetrieb in dritter Generation. Mit vier Angestellten und einem treuen Kundenstamm lag der Fokus stets auf handwerklicher Präzision und Qualität. Doch wachsende Kundenerwartungen und steigende Nachfrage stellten Gruber vor ein Problem: Die klassischen Arbeitsabläufe waren ineffizient und fraßen wertvolle Zeit. „Wir wollten modern bleiben, ohne unsere Identität zu verlieren,“ erklärt Gruber.

Das Problem: Analoge Prozesse am Limit

Die Herausforderungen waren vielfältig:

• Unübersichtliche Planung: Aufträge wurden per Telefon und Zettelwirtschaft koordiniert, was häufig zu Missverständnissen führte.
• Fehler bei Materialbeschaffung: Unklare Bestelllisten und manuelle Prozesse führten zu Fehlbestellungen und erhöhten Kosten.
• Zeitaufwändige Kommunikation: Zwischen Büro und Werkstatt gingen wichtige Informationen verloren.

Die Folge: verpasste Deadlines, frustrierte Kunden und ein Team, das mehr mit Organisation als mit eigentlichem Handwerk beschäftigt war. „Unsere Abläufe waren einfach nicht mehr zeitgemäß,“ so Gruber.

Die Lösung: Digitalisierung in drei Schritten

Thomas Gruber entschied sich, gezielt digitale Tools einzuführen, um die größten Engpässe in seinem Betrieb zu beseitigen. Dabei setzte er auf eine schrittweise Transformation, die sowohl für ihn als auch für sein Team umsetzbar war:

1. Kundenmanagement mit CRM-Software:

   • Ein kostengünstiges CRM-System wurde eingeführt, um Kundendaten, Auftragsdetails und Kommunikation zentral zu speichern.
   • Vorteil: Der Überblick über Projekte war jederzeit gewährleistet, und die Bearbeitung von Kundenanfragen wurde schneller und effizienter.

2. Teamkommunikation via Cloud:

   • Arbeitspläne und Auftragsdetails wurden digitalisiert und in einer Cloud bereitgestellt. Mitarbeitende konnten sowohl in der Werkstatt als auch vor Ort beim Kunden darauf zugreifen.
   • Ergebnis: Klare Kommunikation, weniger Fehler und eine effizientere Zusammenarbeit.

3. Automatisierte Bestellprozesse:

   • Eine digitale Plattform ermöglichte die direkte Ableitung von Materialbedarfen aus den Auftragsdaten. Lieferantenanfragen wurden automatisiert, und Fehlbestellungen reduzierten sich drastisch.
   • Aussage von Gruber: „Wir sparen jetzt nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.“

Die Erfolge: Mehr Effizienz und zufriedene Kunden

Die Ergebnisse der Digitalisierung sprachen für sich. Bereits nach sechs Monaten konnte der Betrieb folgende Erfolge verzeichnen:

• 30 % Zeitersparnis: Die digitale Auftragsplanung reduzierte den Aufwand bei der Koordination und Organisation erheblich.
• Fehlerquote halbiert: Bessere Kommunikation und automatisierte Prozesse führten zu deutlich weniger Fehlern bei Materialbestellungen und Arbeitsabläufen.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Projekte wurden pünktlich und in gewohnter Qualität abgeschlossen – ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Die Lehren: Digitalisierung im Handwerk ist möglich

Grubers Rat an andere KMUs: „Man muss nicht alles auf einmal digitalisieren. Es reicht, mit den Bereichen zu beginnen, die den größten Engpass darstellen.“

Sein Erfolg zeigt, dass Digitalisierung kein Widerspruch zu traditionellen Werten sein muss. Mit der richtigen Strategie und einem schrittweisen Ansatz können auch kleine Handwerksbetriebe effizienter und wettbewerbsfähiger werden, ohne ihre Identität aufzugeben.